Voordat we verder gaan, wat is een hackathon?
‘Een hackathon is een samenvoeging van hacken en marathon. Vaak is een hackathon een evenement van 24 of 48 uur waarin mensen vanuit verschillende disciplines samenkomen om een meestal alledaags probleem op creatieve wijze op te lossen. Bij de oplossing wordt gezocht naar de inzet van technologische mogelijkheden. In een hackathon werk je toe naar het maken van een prototype dat je vervolgens kunt uitproberen en verbeteren.’
Hoe zag de VG-hackaton eruit?
‘In de VG-hackathon hebben we in één week in 30 organisaties gewerkt aan een alledaags, maar wel belangrijk vraagstuk dat in die organisaties speelde en dat zij met inzet van technologische hulpmiddelen wilden aanpakken. Denk aan vraagstukken als: hoe kunnen we mantelzorgers bij de zorg betrekken, hoe kunnen we moeilijke teksten vertalen naar makkelijk leesbare teksten of hoe kunnen we mondzorg verbeteren? Alle zorgorganisaties uit de gehandicaptensector konden meedoen. We vroegen € 1250,- deelnamekosten, beschikbaarheid van een samengesteld team voor maximaal 99 uur tijdens deze week en de focus op een eigen, reëel probleem.
De organisaties konden zich van tevoren aanmelden met hun vraagstuk en een team. De innovatiemanagers analyseerden de vraagstukken en de indieners werden eventueel van tips voorzien. Na een langzame opstart meldden uiteindelijk 35 zorgorganisaties zich aan met een eigen vraagstuk en hebben 30 teams in de hackathonweek gewerkt. Elk team werkte die week in de eigen organisatie, maakte gebruik van eigen netwerk en expertise en werd begeleid door een zelf getrainde of ingehuurde procesbegeleider. Eigenlijk waren het 30 minihackathons op meerdere locaties.
De uitdaging voor allen was: werk toe naar een oplossing voor je vraagstuk en presenteer deze in een pitch op de laatste dag in een landelijke bijeenkomst. Hier was ook een jury aanwezig die de beste drie pitches uitkoos. Er waren drie prijzen te winnen, die bestonden uit een combinatie van prijzengeld (€ 5000,-, € 10000,-, € 15000,-) en exposure tijdens de Zorg & ICT-beurs en er was een publieksprijs te winnen.
Gedurende de voorbereiding en tijdens de week communiceerden we naar buiten via nieuwsbrieven en #vgnhackathon. Voor interne communicatie en uitwisseling was er een “Slack-kanaal” waarin alle teamcaptains zaten. Slack is een gratis communicatieapp waarin je slim en snel met elkaar kunt communiceren. Je hoeft dan geen e-mail te gebruiken. Als organisatie en ondersteuners konden wij zo snel met alle teams communiceren over foto’s, presentaties en inschrijvingen voor de pitchtrainingen die wij nodig hadden. Die konden wij ook weer gebruiken voor communicatie over de hackathon.
De teams gebruikten het Slack-kanaal om hun voortgang te showen en vragen aan ons en elkaar te stellen over het proces.’
Wat was de aanleiding om zo’n groots evenement te organiseren? En dan alleen voor de gehandicaptenzorg?
‘Het plan kwam voort uit frustratie bij het #vginnovators-netwerk van innovatiemanagers. We zien dat er heel veel technologische ontwikkelingen zijn in de zorg, maar bijna altijd gericht op ziekenhuizen, ggz of ouderenzorg. Wij vinden dat onze cliënten ook recht hebben op de beste ondersteuning en dat is naar onze mening met behulp van technologie. Met deze hackathon willen we laten zien dat de gehandicaptenzorg ook interessant is als doelgroep om voor te ontwikkelen.
Daarnaast wilden wij iets doen aan de gangbare manier van veranderen in onze organisaties: voordat er iets gebeurt, wordt er veel gepraat, komen er plannen van aanpak en soms ook nog consultants om een project te trekken. Wij wilden laten zien dat je ook op een andere manier vraagstukken kunt aanpakken.’
Wat is die andere manier waarop teams aan hun vraagstuk werkten tijdens de hackathon?
‘Elk team werkte volgens de methodiek, lean start-up. Dit is een manier van werken die veel start-ups gebruiken en waarbij de vraag van de klant altijd centraal staat. Op basis van de goed geanalyseerde vraag wordt meteen gewerkt aan een prototype dat wordt voorgelegd aan de klant: is dit wat werkt voor jou? Zo ontstaat een korte cyclus van werken aan een prototype dat in korte tussenpozen met de klant getoetst en aangepast wordt.
Tijdens de hackathon hebben de teams ook steeds met gebruikers getest en gecheckt of dat wat bedacht werd ook zou passen bij de vraag en mogelijkheden van de cliënten. Vaak werken we vanuit aannames die we vergeten te checken bij onze cliënten. Nu leren we meteen van de feedback tijdens het gebruik door de cliënten.’
Welke vragen komen in aanmerking voor een hackathon?
Dat hangt er vanaf of men een hackathon centraal of decentraal aanpakt. Een centrale aanpak vraagt om een groot en centraal thema, denk aan “emotieherkenning bij cliënten met een ernstig meervoudige beperking of dementie” of een thema waar iedereen buikpijn van krijgt als “arbeidsmarkttekorten”. Een heel hoog en op het oog onoplosbaar doel stellen helpt, zodat mensen hard gaan werken om te kijken of er toch nog een oplossing voor gevonden kan worden. Dan ben je ook al tevreden als je op misschien twee derde van de oplossing komt.
Een decentrale aanpak vraagt om wat kleinere doelen en ambities, die bijvoorbeeld spelen voor een team, speciale doelgroep of locatie.
Wat vooral belangrijk is, is dat de deelnemers zich verbinden aan een voor hen belangrijke en uitdagende vraag en ambitie.’
Deze manier van werken vraagt wat van de teams, hoe zijn deze samengesteld?
‘Elk team moest in ieder geval bestaan uit een aantal creatieve deelnemers: een begeleider van een woongroep, een cliënt met een verstandelijke beperking, een student, iemand met een technologische achtergrond, iemand uit de creatieve sector, een medewerker van de Rabobank (als partner van de VG-hackaton) en andere mensen uit het bedrijfsleven, passend bij de uitgekozen probleemstelling.
Studenten kwamen vanuit verschillende opleidingen, waaronder zorg, kunst, multimedia en techniek.
Ter voorbereiding boden we de procesbegeleiders een tweedaagse bootcamp aan, was er een questions & answers over het houden van een hackathon en konden teams een training “hoe te pitchen” volgen. Pitchen is een belangrijke competentie voor start-ups; hoe beter je je oplossing kunt vertellen, hoe beter je mogelijke investeerders bereikt. Dat dat werkt, bleek wel, omdat de winnaar ook de pitchtraining had gevolgd!’
Welke uitwerkingen hebben uiteindelijk gewonnen?
‘De Koraal groep (Brabant en Limburg) won de eerste prijs met de app “Zie mij, makkelijke taal voor iedereen”. Dit is een app die (stukjes) tekst of woorden vertaalt zoals de cliënt dat wil, in woord, beeld of geluid. De toepassing is breder inzetbaar dan de gehandicaptenzorg alleen, denk bijvoorbeeld ook aan het gebruik door laaggeletterden. De teamcaptain gaat nu proberen deze app ook echt te laten ontwikkelen in samenwerking met het bedrijfsleven.’
'De andere winnaars waren Abrona (Utrecht) met “Betere mondzorg voor onze cliënten”, een technologische poetscoach die verbale en visuele ondersteuning geeft bij het poetsen. Bartiméus (Doorn) ontving de derde prijs, met “EyeEyeKapitein”, een dienst die cliënten zelf gepersonaliseerde audioberichten en digitale assistentie biedt bij lezen en schrijven en hen in staat stelt zichzelf in te schrijven voor activiteiten.
Philadelphia Zorg won de publieksprijs. Dit team bedacht een app die de inzet van technologie voor mensen met een licht verstandelijke beperking meer eigen regie geeft over hun financiële zaken.'
Wat heeft de VG-hackathon alle deelnemers nog meer gebracht, naast een prototype?
‘Alle deelnemers hebben ervaren dat deze manier van werken een beweging tot stand brengt, er ontstond een energieke flow. Het werd ervaren als een feestje. De grootste les was dat je door kort cyclisch te werken, samen met de cliënt en collega’s met verschillende expertise snel tot een prototype kunt komen dat je steeds weer kunt doorontwikkelen. Samen iets maken en dat continu toetsen werkt sneller en beter dan plannen bedenken achter je bureau. Voor sommige deelnemers was dit tegelijk ook lastig; het riep de vraag op of je wel zo mag spelen met zorggeld. Maar veel vergaderen kost ook geld en dan weet je nog niet of het werkt. Deelnemers werkten indirect ook aan het vergroten van hun probleemoplossend vermogen, het werken aan het vraagstuk vraagt om creativiteit en flexibiliteit. Belangrijke competenties voor een innovator.’
Hoe gaat het nu verder en hoe zorg je dat de prototypes ook ontwikkeld worden?
‘Erik Gerritsen, secretaris-generaal bij VWS heeft zich verbonden aan de hackathon. Hij heeft alle deelnemende bestuurders op zijn netvlies om ze hun commitment uit te laten spreken en te zorgen voor doorontwikkeling van de bedachte prototypes.’
Heb je ten slotte nog tips voor organisaties die ook op deze manier willen veranderen en innoveren?
‘Bedenk goed of je dit wilt doen op deze manier. Het is een strategische keuze om een hackathon te organiseren, het moet passen binnen je visie: “zo willen wij werken en innoveren”. Innovatie is niet een hackathon organiseren, maar een hackathon organiseren is onderdeel van je innovatieagenda. Het kost namelijk best wat geld om mensen een aantal dagen vrij te maken voor een dergelijk evenement.
Neem een vraagstuk dat er echt toe doet en dat zich leent om op deze manier uit te werken. Organiseer goed de feedback met de gebruikers van je product of dienst.
Tot slot, bedenk dat het nooit af is… De samenleving verandert sneller dan we bij kunnen houden, dus is het zinloos om altijd eerst veel tijd te besteden aan dingen afmaken. Besteed dan liever tijd om het elke dag een stukje beter te maken!’
Nog vragen aan Jethro Hardeman over de VG-hackaton? Jethro zal deze maand in de LinkedIngroep van OenG, genaamd Tijdschrift Onderwijs en Gezondheidszorg, reageren op de vragen die daar gesteld worden.